Start/KI-Automatisierung
KI-Automatisierung für Patentabteilungen.
Patentarbeit besteht zu einem erheblichen Teil aus Vorarbeit: Post sichten, Fristen erfassen, Dokumente der richtigen Akte zuordnen, Trefferlisten durchgehen. Genau diese Schritte automatisieren wir — damit Ihr Team die Zeit dort einsetzt, wo Fachwissen zählt.
Die Maschine bereitet vor. Der Mensch entscheidet.
In einer Patentabteilung hat ein Fehler Folgen, die sich nicht zurücknehmen lassen. Eine versäumte Frist ist verloren, eine falsch bewertete Entgegenhaltung wird teuer. Deshalb bauen wir keine Systeme, die selbstständig handeln.
Unsere Automatisierungen liefern Vorschläge, keine Tatsachen: eine erkannte Frist wird zur Bestätigung vorgelegt, eine Zuordnung kann korrigiert werden, eine Zusammenfassung verweist auf die Stelle im Originaldokument. Was das System nicht sicher erkennt, meldet es als unklar — statt zu raten.
Das macht die Systeme etwas weniger spektakulär und erheblich brauchbarer.
Anwendungsfälle
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Fall, der schnell Wirkung zeigt, und bauen erst danach aus. Diese Bereiche fragen Patentabteilungen am häufigsten nach.
Dokumenteneingang
Eingehende Post — Amtsbescheide, Recherchenberichte, Mandantenunterlagen — wird eingelesen, nach Art des Dokuments klassifiziert und der passenden Akte zugeordnet. Aktenzeichen, Amt, Anmelder und Datum werden ausgelesen und übernommen.
Fristen erfassen
Im Dokument genannte Fristen werden erkannt und mit Fundstelle zur Prüfung vorgelegt. Die Berechnung und der Eintrag ins Fristenbuch bleiben bei Ihrem Team — das System liefert die Vorlage, nicht die Entscheidung.
Recherche-Vorarbeit
Trefferlisten aus Patentdatenbanken werden vorsortiert, Dubletten entfernt und Fundstellen kurz zusammengefasst — jeweils mit Verweis auf das Originaldokument. Die inhaltliche Bewertung der Relevanz bleibt fachliche Arbeit.
Internes Wissen zugänglich machen
Richtlinien, Musterschriftsätze und frühere Verfahren werden durchsuchbar — in normaler Sprache abfragbar, mit Quellenangabe zur Fundstelle. Ohne Quelle keine Antwort: Was sich nicht belegen lässt, wird nicht behauptet.
Portfolio-Auswertung
Jahresgebühren, Laufzeiten und Familienstände zu wiederkehrenden Berichten zusammengeführt — als Übersicht, die zum Stichtag von selbst im Postfach liegt.
Mandanten- und Anfragen-Workflows
Anfragen über Ihre Website werden aufgenommen, vorstrukturiert und an die zuständige Stelle geleitet — mit Eingangsbestätigung, ohne dass jemand ein Postfach im Auge behalten muss.
- Verarbeitung in der EU. Wir richten die Systeme so ein, dass Daten die EU nicht verlassen.
- Datensparsamkeit. Wir klären vorab, welche Inhalte ein Modell überhaupt sehen muss — der Rest wird entfernt oder pseudonymisiert.
- Betrieb ohne externe Modelle. Für besonders sensible Unterlagen ist ein Aufbau möglich, bei dem kein Inhalt das Haus verlässt.
- Protokollierung. Jeder Schritt wird festgehalten und ist im Nachhinein prüfbar — wichtig bei Haftungsfragen.
- Kein Training mit Ihren Daten. Ihre Dokumente werden verarbeitet, nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
- Abschaltbar. Fällt die Automatisierung aus, läuft der bisherige Weg weiter. Kein System, ohne das nichts mehr geht.
Patentdaten sind der Kern des Problems
Eine noch nicht veröffentlichte Anmeldung ist das Wertvollste, was eine Patentabteilung verwahrt. Wer solche Unterlagen unbedacht durch beliebige Onlinedienste schickt, riskiert mehr als einen Datenschutzverstoß — im schlimmsten Fall die Neuheit selbst.
Wir gehen deshalb den umgekehrten Weg: Erst wird geklärt, welche Daten das System überhaupt braucht und wo sie verarbeitet werden dürfen. Danach wird gebaut.
Vom Gespräch zum laufenden System
Wir fangen klein an. Ein Anwendungsfall, der sich messen lässt — Ausbau erst, wenn er sich bewährt hat.
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Ablauf verstehen
Wir sehen uns an, wie die Arbeit heute läuft und an welcher Stelle die Zeit verloren geht.
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Fall abgrenzen
Ein Anwendungsfall mit klarem Nutzen wird ausgewählt, inklusive der Frage, woran wir Erfolg messen.
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Pilot
Aufbau und Erprobung im Parallelbetrieb: Das System läuft mit, ohne dass sich jemand darauf verlassen muss.
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Betrieb
Übernahme in den Alltag, Betreuung und schrittweiser Ausbau auf weitere Fälle.
Fragen zur KI-Automatisierung
Trägt die KI Fristen selbstständig ein?
Nein. Das System erkennt genannte Fristen und legt sie mit Fundstelle zur Prüfung vor. Berechnung, Bewertung und Eintrag bleiben bei Ihrem Team. Wir halten das für die einzig vertretbare Aufteilung — die Verantwortung für eine Frist lässt sich nicht an Software delegieren.
Was passiert, wenn das System etwas falsch erkennt?
Deshalb liegt zwischen Erkennung und Eintrag immer eine Freigabe. Unsichere Fälle werden als solche gekennzeichnet statt geraten, und jede Verarbeitung ist protokolliert und nachvollziehbar. Im Pilotbetrieb läuft das System zunächst parallel mit, sodass Sie die Trefferquote selbst beurteilen können, bevor Sie sich darauf stützen.
Müssen wir unsere bestehende Aktenverwaltung ersetzen?
Nein. Wir docken an vorhandene Systeme an, statt sie abzulösen. Wenn eine Schnittstelle fehlt, suchen wir einen Weg über die Wege, die Ihre Software ohnehin bietet — Export, E-Mail, Dateiablage.
Verlassen unsere Dokumente das Haus?
Das entscheiden Sie, und wir klären es vor dem Bauen. Möglich sind Aufbauten mit Verarbeitung in der EU, mit vorheriger Pseudonymisierung oder vollständig ohne externe Anbieter. Bei nicht veröffentlichten Anmeldungen empfehlen wir grundsätzlich die zurückhaltendste Variante.
Wir sind eine kleine Abteilung. Lohnt sich das?
Oft gerade dann, weil dieselben Personen Fachaufgaben und Verwaltung stemmen. Der Einstieg muss aber klein bleiben: ein Anwendungsfall, der spürbar Zeit spart. Ob es sich lohnt, sagen wir Ihnen im Erstgespräch — auch wenn die Antwort nein lautet.
Womit arbeiten Sie technisch?
Wir setzen auf etablierte Automatisierungsplattformen, Vektordatenbanken für den Wissenszugriff und Sprachmodelle, deren Auswahl sich nach Ihren Vertraulichkeitsanforderungen richtet. Die konkrete Zusammenstellung ergibt sich aus dem Anwendungsfall, nicht umgekehrt.
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Nennen Sie uns den Fall, der bei Ihnen am meisten bindet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt.